Es un no parar. No sólo tienes que lidiar con el duelo, la ausencia y con un montón de sentimientos de distinta índole que irán y vendrán de forma aleatoria y que a su vez te provocarán estados más o menos transitorios de cualquier cosa, sino que, además, comienza un papeleo que no acaba. Te lo cuento todo aquí.
Por cierto, muchas veces, cuando empieces con las gestiones, echarás de menos que alguien empiece diciéndote, simplemente, siento mucho la pérdida. Olvídate de los buenos modales, porque en general brillan por su ausencia. La ventaja es que cuando alguien te trata con cariño o te facilita un trámite, te sorprende gratamente y te emocionas. Yo no voy a caer en la falta de empatía y, lo primero que quiero decirte, es esto: lo siento mucho. Lo segundo que te voy a decir es esto: aunque creas que no, los trámites se acaban; ve paso a paso y no pienses en lo que queda por hacer. Ánimo. Todo saldrá bien.
Empezamos ya.
La mayoría de los trámites que hagas van encaminados a pagar un impuesto que se llama de Sucesiones y Donaciones (ISD), que es obligatorio y para el que dispones de un plazo de 6 meses. También te sirven para poder tramitar la herencia.
Vamos por partes:
La defunción y la funeraria
Si la persona no fallece en un hospital, probablemente hayas tenido que llamar a emergencias y habrá ido un médico a tu casa, habrá hecho un electro que sale plano y habrá certificado la muerte. Este profesional llama directamente a la funeraria.
Si la persona ha fallecido en el hospital, tus trámites empiezan bajando a la morgue e identificando el cuerpo que acaban de bajar y que han declarado fallecido.
En cualquier caso, comienzan el papeleo y las preguntas.
En el primer caso, la funeraria irá a tu casa, te hará unas preguntas por protocolo. Podrás darle la ropa con la que lo quieras vestir y te preguntarán cosas sobre las que no sabrás qué responder. Luego, tienes que saber, por si no quieres verlo, que al fallecido lo protegen con un envoltorio por motivos de higiene pública y se lo llevan. No tienes que estar presente, la funeraria te avisa cuando ha terminado en tu casa y, al par de horas, ya puedes ir a la funeraria y empieza el velatorio (el velatorio es de obligado cumplimiento por ley, para garantizar que el fallecido no revive y enterrado antes de tiempo…).
Una vez que llega el turno de que tú vayas a la oficina de la funeraria, prepárate para pagar y ponerte a elegir todo tipo de cosas: flores, ataúd, más flores, urna para las cenizas, si quieres cortejo en coche o a pie y en qué coche… Hay un catálogo muy extenso. También tiene que firmar un responsable todas las gestiones que se hagan en la funeraria.
Te cobrarán porque un médico de la funeraria vuelva a certificar el fallecimiento que ya ha hecho el anterior médico. Por cierto, el libro de condolencias que hay en la sala del velatorio no es una gentileza, fíjate en el detalle del presupuesto porque si no lo quieres, que no te lo cobren. Cobran por el uso de las instalaciones al máximo detalle (es decir, baño y lavabo, cámara mortuoria, traslado del fallecido del coche a la sala y de la sala a la capilla…). Cobran por todo.
Si tienes panteón o cualquier otro espacio para proceder al depósito de los restos, tienes que gestionar el permiso para que te lo abran demostrando la titularidad o el derecho. Si esa titularidad es compartida, tendrás que llamar a la persona declarada responsable para la autorización. Para eso hay un documento específico, no envíes cualquier autorización o tendrás que iniciar el trámite de nuevo.
Cuando vayan a pasar al fallecido al velatorio, hay que reconocerlo. Esto SÍ es obligatorio. Durante el velatorio, dejar la caja abierta o cerrada es voluntario.
Antes de llevar al fallecido a la capilla o directamente al crematorio, te avisarán de que van a cerrar la caja.
Reconocer por última vez al fallecido antes de la cremación NO es obligatorio. Te invitan a hacerlo, pero no tienes que hacerlo si no quieres. Ya vale de reconocimientos.
La cremación será un día y podrás recoger las cenizas al día siguiente.
Siento mucho por lo que estás pasando en este momento y voy a decirte algo: no te olvides de que esa persona está en tu corazón (si tú quieres, claro, no todo el mundo merece estar ahí).
Papeleo inicial y básico
Es muy importante que gestiones cuanto antes estos documentos y que te los cuelgues del cuello porque los vas a necesitar para cualquier cosa que quieras hacer.
- Certificado literal de defunción. Al día siguiente de ir a por las cenizas, vuelve a la funeraria, ya podrás pasarte para recoger ese documento (y la factura). Te darán varias copias, no las malgastes porque las tendrás que presentar muchas veces para muchos trámites. Si alguien necesita quedarse una copia, que fotocopie el documento, pero no te quedes sin ningún original.
- Certificado de posiciones. Es un documento que se solicita en el banco y que indica el estado de las cuentas y propiedades a fecha del fallecimiento. Luego, el pago de impuestos se hace en función de lo que dice ese papel.
Deberían dártelo en el banco, pero si te toca una persona poco agradable como a mí, te dirá que no y que lo pidas por la App: tienen la obligación de dártelo. Por la App lo puedes pedir (previamente debes instalar la App, ir al banco, solicitar una clave, activarla…).
Para ello necesitas llevar el certificado literal de defunción, el dni del fallecido y el libro de familia. Este trámite lo puede iniciar cualquier interesado.
Recuerda: siguiendo la normativa del Banco de España que regula a todas las entidades bancarias, los mayores de 65 años tienen derecho a ser atendidos presencialmente por un miembro de la sucursal, tenga cita previa o no en el horario establecido. Ni por cajeros, ni por apps: POR UNA PERSONA.
- Guía del heredero: ya que has ido al banco, pídela. Si puede ser impresa, a mí me parece más cómodo, para tener claro cómo tienes que proceder llegado el momento de adjudicar la herencia, que lo harás más adelante.
- DNI del fallecido y de los herederos
- Actualización del libro de familia, añadiendo el fallecimiento del miembro de la familia. Se hace en el juzgado de paz del lugar de fallecimiento o, en su defecto, en el Registro Civil. Tarda unos días y necesitas llevar el certificado literal de defunción y el libro de familia original.
Gastos de sepelio e indemnizaciones
Si existe algún seguro o de ayuda, es el momento de reclamarlo. Recuerda que la cantidad que te corresponda tendrás que declararla cuando lleves a cabo la liquidación del impuesto de sucesiones (te lo cuento más adelante, vamos por orden). Probablemente no veas un duro hasta que hagas la liquidación del impuesto.
Ah, el Estado brinda una ayuda de algo menos de 50€ al tramitar la pensión de viudedad si la solicitas. Que no te abrume su generosidad, que esto sólo acaba de empezar.
Para esto ya necesitas el certificado literal de defunción y tu dni.
Bloqueo de cuentas bancarias
Esto es una broma que llevarán a cabo algunas entidades bancarias y que espero que no te ocurra (por suerte a mí no me pasó). Hasta que no declaren los herederos y se adjudique la herencia, el banco puede bloquear las cuentas. Esto quiere decir que no se podrá sacar dinero, ni gastarlo de ninguna manera, ni derivarlo, mientras que no se resuelva la herencia. Por supuesto, en el caso de tener otro tipo de activos como Acciones o fondos de inversión, no se puede acceder a ellos.
Cuidado con dónde te ingresan tu pensión y dónde tienes la domiciliación de suministros, por si tienes bloqueadas las cuentas, que no tengas más problemas.
Pensiones: bajas y altas
Tan importante es que realices el trámite de la pensión correspondiente, por ejemplo, de viudedad, como que informes del fallecimiento en caso de ser éste perceptor.
Cuando tramites la pensión puedes solicitar algunas bonificaciones: brecha de género, discapacidad, hijos a cargo, hijos dependientes, ayuda a sepelio (ya digo, un único pago de menos de 50€. Para lo que ayuda eso, respecto a los mínimo 2.500€ que cuesta un entierro en condiciones básicas, podrían ahorrarse esa suma de todos los fallecidos de España y donarla a un comedor social)…
Por supuesto, para este trámite, que se puede hacer online con la firma digital del interesado, tienes que presentar… muy bien: certificado literal de defunción, dni y libro de familia, dni de los afectados…
El testamento o el certificado de últimas voluntades (y seguros de vida)
Se pide online o en las oficinas del Ministerio de Justicia a partir de los 14 días hábiles del fallecimiento. Puede que incluso a partir del día 20… ¿Qué necesitas? Certificado literal de defunción, dni del fallecido y dni del solicitante. Este trámite lo puede iniciar cualquier interesado.
Tanto si sabes si hay testamento como si no, solicítalo. En él indicará si hay testamento y en qué notaría o si hay certificado de últimas voluntades. Si hay testamento, éste se levanta en la misma notaría exactamente donde se hizo. (espero que no tengas que ir a otra ciudad para este trámite); si no hay, prepárate para hacer una declaración de herederos, que te explico más abajo.
Por cierto, los documentos privados que haya podido dejar el fallecido, no son oficiales. Es preciso solicitar el certificado de últimas voluntades igualmente.
Certificado de seguros de vida
Otro papel necesario y obligatorio que se pide a la vez que el certificado de últimas voluntades pero que para descárgalo incluye otro trámite, no se descarga todo en el mismo documento. Es necesario para hacer el impuesto y la adjudicación de herencia (o en su defecto, declaración de bienes y herederos)
Con este documento sabrás si hay seguros de vida vigentes y activos y podrás reclamarla indemnización que corresponda. Además, este documento, junto con las cuantías correspondientes, deberás presentarlo a la hora de liquidar el impuesto de sucesiones. La cuestión es que si percibes alguna bonificación por el fallecimiento lo tienes que declarar a Hacienda.
Los documentos que necesitas ya los sabes.
La declaración de herederos
Si no hay testamento, hay que pasar por el notario y hacer una declaración de herederos. Es decir, el notario tiene que dar fe de que los herederos son los que son. Tiene un plazo, que si se pasa se entiende que has renunciado a la herencia.
Para ello, deberás llevar dos testigos que no sean familia directa y que declaren quiénes son los herederos. Tras veinte días de espera por si hubiese oposición, y por el módico precio de 300€ aproximadamente, te dan dos declaraciones, que no son válidas la una sin la otra, donde se cita a los herederos. Revísala muy detenidamente, puede que el nombre del fallecido esté mal y tengas que pedir una subsanación porque si no, serás heredero de otra persona (nos pasó).
Y revisa también el último domicilio que tenía el fallecía que indica el notario en la declaración, porque normalmente ponen el lugar donde falleció y no siempre es el mismo. Imagina que fallece en Andalucía, y luego tú tienes que liquidar el impuesto deucesiónes en otra comunidad autónoma porque es donde residió en los últimos cinco años y resulta que el notario da fe de que su domicilio es otro. Ya tienes el jaleo. Revísalo todo y subsana antes de seguir con otros trámites.
En caso de que tú seas heredero y no te declaren como tal o que tú sepas que el fallecido quiso desheredar, pero no lo hizo, en ese trámite es donde se aclaran esas cosas. Suerte. Espero que tu familia sea bien avenida.
Para este trámite necesitarás: certificado de defunción, libro de familia actualizado, DNI del fallecido, certificado de últimas voluntades, DNI de los supuestos herederos, dos testigos que tendrán que ir a declarar con su DNI vigente y 300 euros.
Adjudicación de herencia o inventario de bienes y herederos
Adjudicar la herencia significa que a cada heredero se le atribuye lo que corresponda. Esto, que se hace ante notario, implica una serie de trámites paralelos como referencias catastrales, pago de plusvalías… Si los herederos no quieren vender los bienes ni hacer cualquier otra gestión con ellos, no hace falta hacerlo. Ojo, en algún momento lo tendrás que hacer, pero puede esperar.
Si decides no hacer la adjudicación, vas a tener que hacer un inventario de bienes y herederos.Esto es un documento de carácter privado que puede hacer un gestor que necesitarás para hacer la liquidación de impuesto de sucesiones. Se trata de una relación de los bienes relacionados con los herederos. Cuando decidas adjudicar la herencia, pagarás igualmente lo que no pagaste antes (y cuidado con los recargos de la plusvalía)
Para ambos trámites necesitas: certificado literal de defunción, libro de familia actualizado, DNI del fallecido, DNI de los herederos, testamento o declaración de herederos, nota simple de los bienes, recibo del IBI o escrituras de los bienes, certificados de titularidad pertinentes (por ejemplo, de un coche a nombre del fallecido), certificado de posiciones, certificado de seguros de vida y cuantías de indemnización.
También necesitarás aportar una valoración de los bienes, por ejemplo, del coche o de la casa. Algunos te recomendarán que le des un precio de mercado, otros que le des un precio más bajo para pagar menos. Recuerda esto: siempre vas a pagar. Siempre. Y lo que no pagues al pricinpio, lo pagarás después. Mi consejo: pagar mientras haya.
Si te estás preguntando qué trámite es mejor… Con sinceridad, no lo sé.
Pregunté a una abogada y a un gestor y me dijeron que sin duda hacer la adjudicación; pero pregunté a un asesor fiscal y a la auxiliar de notario y me dijeron que la adjudicación no era necesaria. Pagar, vas a pagar en algún momento. Ya depende, por ejemplo, si quieres poner ese coche a tu nombre, o vender esas acciones que son nominativas o vender la casa… O pagar por lo que hay en el momento cuando todavía hay, y no pagar por lo que hubo cuando ya no queda. En nuestro caso, decidimos adjudicar y dejar este trámite cerrado.
Probablemente te estarás preguntando cuánto cuesta realizar este trámite. ¿Te quieres reír? No lo saben hasta que no vayas a recoger el documento terminado. ¿Esto qué quiere decir? Dos cosas: una, que el mismo día que vas al notario y lo dejas todo firmado no te llevas el documento, tienes que volver otro día a por él. La otra, que probablemente cobren en función del dinero que tengas. ¿Por qué sino no sabrían cuánto cuesta ese servicio? Supongo que porque lo suben o lo bajan dependiendo del cliente. Pero esto, queridos lectores, es sólo una hipótesis que, casi seguro, sea equívoca.
Liquidación del impuesto de sucesiones y donaciones.
Hacienda somos todos, también los fallecidos. Toca pagar.
IMPORTANTE: este impuesto se liquida donde el fallecido hubiese vivido durante más tiempo durante los últimos cinco años, sin tener en cuenta situaciones de fuerza mayor (por ejemplo, si el fallecido durante el último año no se mueve de una segunda ciudad porque su enfermedad se lo impide, este año no cuenta como residencia a efectos de dónde pagar el impuesto).
Para hacer la liquidación del impuesto necesitas: certificado literal de defunción, libro de familia actualizado, DNI del fallecido, DNI de los herederos, testamento o declaración de herederos (originales), listado de bienes (coches -permiso de circulación y ficha técnica-, motos, casas, locales, sociedades, terrenos…), nota simple de los bienes, recibo del IBI o escrituras de los bienes, certificados de titularidad pertinentes y adjudicación de herencia (original) o inventario de bienes y herederos (necesitan saber qué corresponde a cada uno).
Sólo dispones de 6 meses para proceder a esta gestión. Se puede pedir prórroga antes de que comience el último mes del plazo. No te demores en los trámites anteriores o no te dará tiempo y Hacienda con esto es bastante estricta.
En caso de que no dispongas todavía de la adjudicación de la herencia, se puede hacer la liquidación del impuesto y luego ante notario se adjudica todo en función de lo establecido en la liquidación. El orden de estas gestiones realmente no es determinante. Si vas mal de tiempo, liquida y paga el impuesto que no te llame Hacienda y luego adjudicas la herencia.
Esto va por Comunidades Autónomas, así que no todo el mundo paga igual. Por supuesto, ten en cuenta si es necesario el régimen especial de Melilla y Ceuta.
Da de baja seguros, líneas de teléfono, cambia titulares (por ejemplo, el coche)…
Necesitarás, ¿lo adivinas?: el certificado de defunción. Te cuento cosas sobre el tema del coche:
Para hacer la transmisión de la titularidad de un coche, tienes que demostrar que eres el heredero. ¿Qué necesitas para eso? Exacto: certificado de defunción, declaración de herederos o testamento. Pones el coche a tu nombre y ya puedes hacer con él lo que quieras (venderlo, quedártelo, traspasarlo a otra persona…)
Respecto a la baja de líneas de teléfono, las que quieras mantener se pueden cambiar de titular fácilmente (en una tienda). Para dar de baja una línea, prepárate para soportar conversaciones comerciales para que no procedas a la baja. ¿Qué necesitarás? Exacto: certificado literal de defunción y dni de la persona que realiza la gestión. La baja no se puede tramitar en una tienda por motivos de seguridad (espera que me ría), se hace llamando por teléfono y enviando la documentación por mail.
¿El fallecido era beneficiario de una vivienda para funcionarios, por ejemplo militar?
Tienes un mes desde la defunción para entregar la vivienda o para realizar los trámites para solicitar el uso de un familiar. Con sinceridad, me parece muy poco tiempo, dadas las circunstancias ocurridas.
Si quieres quedarte con la casa, es preciso acreditar la convivencia y residencia permanente de la persona interesada en esa casa y su relación con el beneficiario. Es decir, imagina que fallece una militar y su viudo quiere seguir disfrutando de la vivienda: éste deberá acreditar que ha vivido en esa casa el mismo tiempo que la beneficiaria. Igual, un hijo, por ejemplo.
Si no quieres la casa, tienes que devolverla vacía. Pero antes, tendrás que ir a la Oficina del INVIED (Antiguo INVIFAS). Con suerte, te atenderá un funcionario que no sea antipático y que te informe debidamente y que recoja la documentación solicitada y necesaria a la primera.
Luego, irá una persona a realizar una inspección a la casa y a rellenar un acta.
Ahí, ya puedes empezar a vaciar la casa.
Tienes que dar de baja la luz y el agua y presentar los documentos de haberlo hecho, así como el justificante de pago hasta el día de la baja y presentar un documento, también, que justifique que no tienes impagos.
Luego, vuelve a la oficina del INVIED, avisa de que está todo listo, y acompaña a la persona que hará la inspección final.
Recuerda pedir un papel que justifique que has entregado las llaves. Aunque al funcionario no le apetezca trabajar y te diga que no hace falta y que nadie lo pide, tú pídelo. Es la única forma de demostrar que has entregado en buenas condiciones la casa.
En ese documento, como en mi caso, probablemente ponga que en el acto ha concurrido el fallecido. No te asustes, no conectan con el más allá según me explicaron, simplemente el funcionario da entrada oficial y pone su firma y su nombre en un documento también oficial de la Delegación de Defensa para el Gobierno de España donde declara que se ha llevado a cabo una entrega de una vivienda en condiciones inviables, como lo es la concurrencia de una persona muerta. Llegados a este punto, total, no es lo peor que nos ha pasado.
¿Hay seguros de vida? Toca cobrarlos
El principal problema de esto es que te enteres de que había seguros de vida activos y vigentes al pedir el certificado a Justicia. Entonces, si no tienes las pólizas, tendrás que pedirlas a la compañía, pero, cuidado: como no la tienes, la aseguradora puede responderte cualquier cosa, y a ti sólo te queda creértelo.
Antes de decir que el titular ha fallecido, intenta conseguir la póliza sin decirlo para evitar confusiones por parte de la compañía. Pero no cometas una ilegalidad haciéndote pasar por el fallecido, que no está bien; mejor, busca otro método…
Cuando digas directamente eso de “hola, soy hija de XXX, fallecido y con una póliza con ustedes, me gustaría saber qué tenía contratado”, por ejemplo, con PSN, tendrás que explicar primero cómo falleció para que te digan si tenía o no algo contratado: NO te dicen qué tenía contratado hasta que no digas cómo falleció. Y una vez que lo hayas dicho, tampoco te dirán qué tenía ni tuvo, simplemente te adjuntarán una carta por mail diciendo que no hay beneficiarios.
Otro tema que está genial en este punto, es que muchos no te darán un céntimo hasta que no les presentes la liquidación de impuesto de sucesiones. Es decir, primero tributas por la cuantía, y luego ya te la darán. Las indemnizaciones o ayudas por fallecimiento no hace falta incluirlas en la declaración de bienes para la herencia, sólo es imprescindible para el ISD.
En cualquier caso, adivina qué necesitarás… Exacto: el certificado literal de defunción y el dni del beneficiario y de quien realiza la gestión si no es la misma persona. Suerte, y que no te tomen mucho el pelo.
Recuerda pagar la plusvalía en el ayuntamiento correspondiente
Una vez hayas realizado la adjudicación de la herencia tienes que pagar la plusvalía de los inmuebles. La notaría dará parte al Ayuntamiento. Tienes que pagar tu parte heredada. Puede que hayas leído que no hace pagarlo. Más que no hacer falta, es que en muchas ocasiones no te lo reclaman, pero no te confíes porque pasado un tiempo tiene un recargo muy alto.
Un consejo
Vete de vacaciones con el dinero que te quede después de pagar y con el ánimo que te quede después de haber conseguido terminar todas estas gestiones.
Ánimo con el duelo. Esto esto es lo que yo he aprendido.
Es duro.
Déjate llevar con todos tus sentimientos. Todos son necesarios y válidos.
El dolor se transformará en amor poco a poco y aprenderás a vivir con ello.
Por cierto, es probable que cuando finalices un trámite te sientas triste. Has conseguido algo que te ha costado mucho y que te ha ocupado mucho tiempo en una situación difícil, será como cerrar una etapa.
Cuídate.